Informativa privacy per clienti e fornitori sul trattamento dei dati personali ai sensi del regolamento UE n. 679/2016 (GDPR)
versione 01, aggiornata al 07 Gennaio 2019
1) finalità del trattamento e riferimento giuridico
La nostra azienda tratta i dati personali, comunicati e/o raccolti in relazione alla conclusione e/o esecuzione di un contratto, riferiti ad un cliente o a un fornitore inteso come persona fisica e agli altri interessati come collaboratori, dipendenti, referenti nel rispetto dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato secondo le disposizioni di legge, per adempiere esclusivamente a finalità strumentali e funzionali allo svolgimento del rapporto in essere con il cliente, o fornitore, di natura precontrattuale e contrattuale. Il riferimento giuridico del suddetto trattamento è rilevabile dello svolgimento di trattative precontrattuali e nell’esecuzione di un contratto di cui il cliente, o fornitore, è parte, ovvero nell’adempimento di obblighi legali ai quali è soggetto il titolare, o per la tutela di un interesse legittimo dello stesso.
2) modalità di trattamento e profilazione dei dati
I dati personali possono essere conservati sia in formato cartaceo sia digitale. Il trattamento è realizzato per mezzo di operazioni quali raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modifica, estrazione, raffronto, utilizzo, comunicazione, cancellazione e distruzione, esclusivamente dal titolare del trattamento e/o da personale interno incaricato dal titolare, istruito con adeguate istruzioni operative. Le operazioni possono essere svolte con o senza l’ausilio di strumenti elettronici o automatizzati. I dati raccolti potrebbero in alcuni casi essere profilati esclusivamente per scopi di gestione interna (es. canale di provenienza o interessi comuni per comunicazioni di servizio relative a prodotti acquistati) e di comunicazione promozionale (es. il rilascio di nuovi prodotti o servizi simili a prodotti acquistati o servizi in essere).
3) ambito di comunicazione e destinatari dei dati
I dati personali raccolti non saranno oggetto di divulgazione o di diffusione. La comunicazione a terzi è prevista verso enti pubblici e/o privati, organismi di vigilanza, autorità giudiziarie per gli adempimenti di legge, nonchè verso soggetti e società terze ove necessario per le finalità del punto 1 quali, a titolo esemplificativo, consulenti in materia contabile e fiscale, consulenti legali e di settore, consulenti di direzione, società di revisione, società terze di fornitura ed assistenza informatica, istituti bancari, società di spedizione. Detti soggetti terzi tratteranno comunque i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento, nel rispetto delle disposizioni di legge.
4) natura obbligatoria e natura facoltativa dei dati
Il conferimento dei dati personali è obbligatorio al fine dello svolgimento delle trattative precontrattuali, della stipula dei contratti e della relativa gestione o per l’adempimento di disposizioni di legge. Il rifiuto al conferimento dei dati personali determinerà l’impossibilità parziale o totale di stipulare il contratto.
5) trasferimento dei dati all’estero
I dati personali potrebbero essere trasferiti all’estero verso paesi dell’Unione Europea e verso paesi diversi da quelli appartenenti all’Unione Europea, ciò perchè indipendentemente dalla volontà del titolare le comunicazioni e-mail e i loro allegati così come le copie di backup di documenti potrebbero transitare o essere conservati su server collocati in paesi dell’Unione Europea o in paesi terzi, sulla base di autonome scelte dei provider e dei relativi servizi. Il titolare del trattamento verifica che i provider dichiarino politiche di gestione e di conservazione dei dati ispirate a livelli di tutela della riservatezza e cura che le comunicazioni informatiche avvengano con modalità internazionalmente riconosciute come sicure. L’interessato che ritenga tali criteri operativi non sufficienti o non compatibili con i livelli di riservatezza e di segretezza richiesti per la gestione dei propri dati personali ha l’obbligo di informare Synaptica S.r.l. prima del conferimento dei dati e di astenersi da ogni comunicazione in merito prima di aver concordato con il titolare procedure di gestione reciprocamente accettabili.
6) ambito di comunicazione e destinatari dei dati
Il titolare del trattamento, responsabile del legittimo utilizzo dei dati raccolti è Synaptica S.r.l., con sede legale in via Carducci 41/C, 20098 San Giuliano Milanese (MI), indirizzo pec amministrazione@pec.synaptica.info. Il responsabile per la protezione dei dati personali è contattabile all’indirizzo email privacy@synaptica.info.
7) diritti riconosciuti all’interessato
In relazione al trattamento dei dati personali l’interessato ha il diritto di richiedere al titolare la conferma dell’esistenza dei dati personali che lo riguardano e le finalità per cui vengono utilizzati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati presso altro titolare. Ha inoltre il diritto di opporsi al trattamento per motivi legittimi. Si ricorda che l’interessato ha sempre il diritto di proporre un reclamo all’autorità garante per la protezione dei dati personali per l’esercizio dei suoi diritti o per qualsiasi altra questione relativa al suddetto trattamento. I propri diritti potranno essere esercitati mediante richiesta inoltrata al titolare via mail all’indirizzo privacy@synaptica.info o via lettera raccomandata ai recapiti indicati al punto 6.
8) tempo di conservazione
I dati personali in oggetto di trattamento per le finalità sopra indicate saranno conservati per il tempo necessario all’espletamento delle operazioni connesse all’esecuzione del contratto, alle finalità amministrative, contabili e fiscali relative al rapporto contrattuale instaurato e agli eventuali obblighi di legge, comunque entro i termini prescrizionali.
